Anwendung:
Seit 2015 Digitale Erfassung von Messekontaktbögen
Düsseldorf
Der VDI mit Sitz in Düsseldorf setzt seit Oktober 2015 den digitalen Stift zur Erfassung der Messekontaktbögen auf Messen und Kongressen ein.
Der steigende Aufwand für die Nachbearbeitung der Messekontakte sowie die Doppelerfassung auf Papierbögen und anschließender Eingabe in das CMS System (MS Dynamics) veranlasste den VDI zur Einführung eines mobilen Systems. Dabei sollte der Kunde im Gespräch weiterhin im Mittelpunkt stehen und keine Barriere durch Notebooks oder Tablets entstehen. Ebenfalls sollte die Zeitschiene von der Erfassung der Informationen bis zum Eingang in der Zentrale verkürzt werden.
Der VDI führte hierzu mit der skai mobile solutions aus Potsdam, einem Spezialisten für mobile IT-Systeme,im August 2015 erste Gespräche und beauftragte eine einmonatige Testphase. Durch die Konfigurationsoptimierung der Handschrifterkennung und Formularoptimierung wurde die digitale Stiftlösung so angepasst, dass sie den Anforderungen des VDI entspricht. Seit Oktober 2015 wird dieses System produktiv eingesetzt
Das WEB Portal myskai und der damit verbundene Formularserver ermöglicht den Anwendern mobile Daten mittels digitaler Formulare zu erfassen. Bei der digitalen Stiftlösung werden diese Formulare auf Papier ausgedruckt und mit dem digitalen Stift ausgefüllt. Die so erfassten Informationen überträgt der Stift an das WEB Portal myskai und wenige Augenblicke später stehen die ausgefüllten Formulare dem Back Office zur Verfügung. Nach Kontrolle und eventueller Eingabe von Zusatzinformationen wird das ausgefüllte Formular über WEB Services an das führende System übergeben. Gleichzeitig können die digitalisierten Formulare auch mit einem iPad oder MS Tablet genutzt werden.
Ergebnis
Der VDI minimiert seine Doppelerfassung und durch die automatische Übertragung der Daten an sein führendes CMS System wurde eine erhebliche Vereinfachung der Prozesse erreicht. Die zeitnahe Verarbeitung der Messekontakte war ebenfalls ein positiver Effekt im Rahmen der Außendarstellung. Das Kundengespräch auf Messen steht weiterhin im Vordergrund, da die Mitarbeiter wie gewohnt mit Stift und Papier arbeiten.
Zukunft
Das einmal eingeführte System kann selbstverständlich auch bei weiteren Prozessen im Kundenservice oder in der Verwaltung eingesetzt werden.
Ein einfacher Prozess: Formular digitalisieren, in den Server einspielen und fertig!
Alle bisher gängigen mobilen Endgeräte wie digitaler Stift, iPad, MS Tablet und/oder Smartphone sind einsetzbar.
skai mobile solutions berät und begleitet seine Kunden individuell und intensiv, um gemeinsam die bestmögliche Lösung für die äußerst flexible Lösung, WEB Portal myskai & Formularserver, zu finden.
